SIMRS merupakan sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat.

 

Sistim Informasi Manajemen (SIM) berbasis web based merupakan sarana pendukung yang sangat penting – bahkan bisa dikatakan mutlak – untuk operasional rumah sakit.

 

Berbagai pengalaman rumah sakit yang menggunakan sistim administrasi konvensional menunjukan banyaknya kehilangan kesempatan memperoleh laba akibat dari lemahnya koordinasi antar departemen maupun kurangnya dukungan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan terintegrasi.

 

Review Sistim Informasi Manajemen (SIM) berbasis web based

Memberikan nilai tambah dengan meningkatkan:

  • Efisiensi
  • Kemudahan
  • Standard praktek kedokteran yang baik dan benar
  • Dokumentasi yang Auditable dan Accountable
  • Mendukung Pemasaran Jasa RS: Mutu, kecepatan, kenyamanan, kepastian, biaya, bahkan  gengsi pelayanan
  • Meningkatkan profesionalisme dan kinerja manajemen rumah sakit
  • Mendukung koordinasi antar bagian dalam rumah sakit
  • Meningkatkan akses dan pelayanan rumah sakit terhadap berbagai sumber daya, antara lain mitra usaha potensial seperi Pedagang Besar Farmasi, JAMSOSTEK, Instansi/Perusahaan  pemberi jaminan karyawannya, ASKES, dll

 

Meningkatkan profesionalisme manajemen rumah sakit :

1. Setiap unit akan bekerja sesuai fungsi, tanggung jawab dan wewenangnya;

  • Fungsi Pelayanan dan Informasi
  • Fungsi Perawatan (medical care)
  • Fungsi Penunjang/Supporting
  • Fungsi Administrasi dan Keuangan
  • Fungsi Pengawasan, dll

2.  Mendukung kerja sama, keterkaitan dan koordinasi antar bagian / unit             dalam rumah sakit

Contoh:

  • Unit Registrasi dengan Unit RM dalam hal Petugas RM dapat mengetahui secara real time pasien yang mendaftar di bag Registrasi.
  • Unit Registrasi dengan Unit Rawat Jalan.
  • Koordinasi antara Unit Rawat Jalan / Rawat Inap dengan Unit Apotik/Farmasi dalam hal Resep Online dan informasi lainnya.
  • Koordinasi antara Unit Rawat Jalan / Rawat Inap dengan Unit Laboratorium, Radiologi, IBS, Gizi, Farmasi, dan Keuangan dan sebaliknya.

 

Manfaat

1. Manfaat Operasional

Kecepatan

Ketika SIMRS tersebut selesai diimplementasikan manfaatnya adalah kecepatan penyelesaian pekerjaan-pekerjaan administrasi. Ketika dengan sistem manual pengerjaaan tagihan kepada mitra/pihak ke-3, misalnya, memakan waktu sampai 1 bulan sejak pasien selesai dilayani, dengan SIMRS hanya memakan waktu 1-2 hari saja.  Kecepatan ini tentu saja membuat efektifitas kerja meningkat.   Pada awal pemasangan SIM, ketika aliran kerja belum lancar, peningkatan kecepatan belum terlalu terasa.

Namun ketika komitmen seluruh unit untuk tepat waktu memasukkan data dengan akurasi entri data yang tinggi dipenuhi, maka akan terasa sekali dampak dari SIMRS terhadap kecepatan kerja.

 

Akurasi

Hal lain yang juga terasa berubah adalah akurasi data, apabila dulu dengan sistem manual orang harus mencek satu demi satu transaksi, namun sekarang dengan SIMRS hal tersebut cukup dilakukan dengan membandingkan laporan antar unit yang dihasilkan oleh SIM.

SIMRS juga dapat mencegah terjadinya duplikasi data untuk transaksi-transaksi tertentu. Misalnya, pasien yang sama diregistrasi 2 kali pada hari yang sama, maka SIMRS akan menolaknya, SIMRS juga akan memberikan peringatan jika tindakan yang sama untuk pasien yang sama dicatat 2 kali, hal ini menjaga agar user lebih teliti.

 

Integrasi

Hal lain yang juga terasa berpengaruh terhadap budaya kerja adalah integrasi data di setiap unit. Bila dengan sistem manual, data pasien harus dimasukkan di setiap unit, maka dengan SIMRS data tersebut cukup sekali dimasukkan di pendaftaran saja. Hal ini jelas mengurangi beban kerja adminstrasi dan menjamin konsistensi data.  Ilustrasi pada awal makalah ini merupakan gambaran proses integrasi pada beberapa unit layanan di rumah sakit.

 

Peningkatan pelayanan

Pengaruh SIMRS yang dirasakan oleh pasien adalah semakin cepat dan akuratnya pelayanan. Sekarang pasien tidak perlu menunggu lama untuk menyelesaikan administrasinya, baik rawat inap ataupun rawat jalan.

Hal yang sama juga dirasakan perusahaan pelanggan, dimana tagihan yang dikirim cukup akurat dan detil sehingga memudahkan analisa mereka.

 

Peningkatan Efisiensi

Bila sebelumnya, beban pekerjaan lebih ke arah klerikal, sekarang beban pekerjaan lebih ke arah analisa. Sebagai contoh, jika dahulu konsentrasi bagian penagihan adalah membuat tagihan, sekarang konsentrasinya lebih kepada umur tagihan itu sendiri.   Selain itu, karena kecepatan dan akurasi data meningkat, maka waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan administrasi berkurang jauh, sehingga karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan utamanya.

Tanpa SIM, perawat harus memasukan data standar asuhan keperawatan secara berulang-ulang dan sangat memakan waktu, tetapi dengan SIM, perawat hanya tinggal memasukan data diagnosa penyakit pasien, dan komputer yang akan mencetak laporan SAK untuk ditanda-tangani perawat.

 

Kemudahan pelaporan

Pekerjaan pelaporan adalah pekerjaan yang menyita waktu namun sangat penting. Dengan adanya SIM, proses pelaporan hanya memakan waktu dalam hitungan menit sehingga kita dapat lebih konsentrasi untuk menganalisa laporan tersebut.

 

2.  Manfaat Manajerial

Kecepatan mengambil keputusan

Dengan sistem manual, manajer seringkali mengambil keputusan berdasarkan informasi yang mungkin sudah tidak relevan lagi. Belum lagi jika yang dibutuhkan adalah trend berdasarkan selang waktu tertentu (harian/mingguan/dsb), ini mengakibatkan keputusan yang diambil belum tentu sesuai dengan kondisi nyata.  Namun dengan SIM, informasi yang disajikan bersifat real time, bahkan kita dapat membuat tabulasi dari informasi tersebut sehingga informasi yang kita dapat sudah sangat spesifik sesuai dengan kebutuhan kita.

Hal ini tentu saja meningkatkan kualitas keputusan kita, di samping tentu saja berkurangnya waktu untuk mengambil keputusan.

 

Akurasi dan kecepatan Identifikasi masalah

Karena laporan-laporan yang dihasilkan SIMRS memberi gambaran dari hari ke hari mengenai kinerja rumah sakit, maka jika ada hal-hal yang tidak normal dapat segera kita ketahui. Hal ini membuat identifikasi potensi masalah dapat dilakukan lebih dini, sehingga tindakan pencegahan atau penanggulangannya dapat segera disusun.

 

Kemudahan penyusunan strategi

Sejalan dengan identifikasi masalah di atas, kita pun dapat menyusun strategi ke depan berdasarkan data populasi, bukan lagi statistik, karena SIMRS mampu memberikan data populasi dengan selang waktu tertentu, bahkan menyajikan kecenderungan datanya kepada kita. Ini tentu saja semakin menajamkan strategi yang kita susun.

 

3.  Manfaat Organisasi

Budaya Kerja

Karena SIMRS ini mensyaratkan kedisiplinan dalam pemasukan data, baik ketepatan waktu maupun kebenaran data, maka budaya kerja yang sebelumnya menangguhkan hal-hal seperti itu, menjadi berubah. Hal ini dapat terjadi karena integrasi SIMRS dengan seluruh unit layanan. Sebagai contoh, jika unit registrasi tidak memasukkan data pasien yang akan berobat, maka unit layanan tidak mungkin dapat memasukkan layanan kepada pasien tersebut, dan kasir pun tidak mungkin menerima pembayaran dari pasien tersebut.

Katakanlah semua unit sepakat untuk menangguhkan pemasukan datanya, maka keesokan harinya, manajer akan melihat penurunan trend pasien atau melihat ada pasien-pasien yang menggantung.Adajuga pengalaman menarik yang kami temukan dalam implementasi SIMRS di suatu Rumah Sakit, karena dasar perhitungan imbalan jasa medik untuk dokter dan perawat dihitung berdasarkan data transaksi yang ada di SIM, maka dokter yang berkepentingan dengan data tersebut menjadi supervisor data yang dimasukkan tanpa diminta.

Implikasinya adalah, sedikit sekali data yang salah dimasukkan.

 

Transparansi

SIMRS sebaiknya dirancang menganut kebijakan data terpusat, artinya data-data yang digunakan oleh seluruh rumah sakit berada di bawah satu kendali. Misalnya untuk data tarif tindakan, unit layanan tidak boleh dan tidak bisa memasukkan atau mengubah tarif yang ada, data yang mereka masukkan hanya layanan yang diberikan kepada pasien sehingga manipulasi tarif tidak dimungkinkan.   Hal lain lagi, pendapatan setiap unit layanan terlihat dari laporan harian yang selalu dilaporkan kepada direktur. Dengan demikian setiap orang dapat melihat jalannya proses transaksi di rumah sakit dan secara tidak langsung juga turut mengawasi proses tersebut.

 

Koordinasi antar unit (Team working)

Karena seringkali data yang digunakan oleh unit layanan tertentu adalah milik unit layanan yang lain, misalnya kode perusahaan pelanggan adalah milik keuangan yang digunakan secara intensif oleh medrec, maka ketika terjadi perubahan terhadap data tersebut, unit yang bersangkutan akan mengkoordinasikannya dengan unit yang terpengaruh. Apabila hal ini tidak dilakukan maka dengan sendirinya akan terjadi kekacauan data referensi.

 

Pemahaman sistem

Apabila dulu dengan sistem manual, sedikit sekali personel yang mengetahui atau perduli dengan proses yang terjadi di unit lain, maka dengan adanya SIMRS hal tersebut terjadi dengan sendirinya. Ini karena seringkali untuk memahami aliran data sampai datang kepada unitnya, melibatkan berbagai unit lain. Ketika terjadi kesalahan setiap user berusaha mencari tempat terjadinya kesalahan tersebut agar bukan unitnya yang disalahkan. Efeknya adalah mereka menjadi paham bagaimana sistem di rumah sakit tersebut bekerja.

 

Mengurangi biaya administrasi

Seringkali orang menyatakan bahwa dengan adanya komputerisasi biaya administrasi meningkat. Padahal dalam jangka panjang yang terjadi adalah sebaliknya, jika dengan sistem manual kita harus membuat laporan lebih dulu di atas kertas, baru kemudian dianalisa, maka dengan SIMRS analisa cukup dilakukan di layar komputer, dan jika sudah benar baru datanya dicetak. Hal ini menjadi penghematan yang cukup signifikan dalam jangka panjang.

Implementasi SIMRS tentunya tidak dapat berjalan dengan baik tanpa dukungan semua pihak yang terkait serta political will dari pimpinan rumah sakit maupun pemilik RS / Pemerintah.

Apabila pekerjaan pengembangan SIMRS tersebut akan diserahkan kepada konsultan, maka kewajiban dan tanggung-jawab konsultan sebagai mitra kerja RS adalah harus secara profesional memberikan data dan analisa yang obyektif dan berupaya maksimal untuk keberhasilan implementasi SIMRS.

 

Fitur Aplikasi

FRONT OFFICE

A.  MODUL COSTUMER SERVICE

* Panel Antrian Registrasi

* Panel Informasi

* Pengaduan

B.  REGISTRASI

* Rawat Jalan

* Rawat Inap

* Unit Gawat Darurat [UGD]

C.  INFORMASI PASIEN

 

PELAYANAN PERAWATAN

* Antrian Layanan

* Pelayanan UGD

* Pelayanan Poliklinik / Rawat Jalan

* Pelayanan / Tindakan Rawat Inap

* Kamar Operasi / IBS

* Hemodialisa

* Rehab Medik dan Keterapian Fisik (Ortesis & Prostesa)

* Rawat Intensi dan Reanimasi (ICU, ICCU, NICU, BURN UNIT)

* Pelayanan Perawatan Lainnya

 

UNIT PELAYANAN PENUNJANG

A. LABORATORIUM

* Patologi Klinik

* Patologi Anatomi

8 / 10Sistem Informasi Rumah Sakit

B. RADIOLOGI

* Radio Terapi

* Radio Diagnostik

C. Pelayanan Transfusi Darah

D. Pelayanan Penunjang Lainnya

 

REKAM MEDIK

* Rekam Medik Pusat

* Rekam Medik Rawat Jalan

* Rekam Medik Rawat Inap

* Rekam Medik UGD

 

MANAJEMEN KEPERAWATAN

* Discharge Planning

* Asuhan Keperawatan

* Indikator Mutu Klinik

* Clinical Pathway

 

FARMASI & LOGISTIK

* Farmasi / Apotik

* Logistik (Inventory Medik dan Non Medik)

* Sistem Informasi Obat

 

PELAYANAN UMUM

* Pelayanan Gizi (Pelayanan Makanan, Diet, dan Konsumsi)

* Medical Check Up

* Ambulance

* Binatu dan Sterilisasi

* Forensik (Kamar Jenasah)

* Pemeliharaan Sarana Medik

 

AKUNTANSI & KEUANGAN

* Kasir / Pembayaran

* Pelayanan Piutang

* Mapping Tarif Pelayanan

* Remunerasi

* Inventarisasi Asset

* Akuntansi Keuangan

 

INFORMASI EKSEKUTIF

* Decision Support / Manajerial Report

* Indikator Pelayanan

* Visualisasi Data / Grafik

 

KEPEGAWAIAN

* Biodata Pegawai / Staff

* Agenda Kegiatan

* Warning

 

SYSTEM SUPPORT & UTILITY

* Data Administrator (Periksa, Rubah, dan Hapus)

* Setting Data Master

* Hak Akses & Password

* Back Up dan Restore Data

 

PORTAL TERINTEGRASI RUMAH SAKIT :

* Portal Public

* Portal Internal

* SMS Appliance